تكامل دروب بوكس (Dropbox) مع أودو

تُنتج المنشآت السعودية عدداً كبيراً من المستندات التي تحتاج أن تعيش بجانب السجلّ الصحيح: ملفات PDF لفواتير متوافقة مع هيئة الزكاة والضريبة، وعقود الموردين والسجلات التجارية، وأوامر شراء العملاء، ومسلَّمات المشاريع، وصور الإقامة والتأشيرة للموظفين، وعقود الموارد البشرية، والأدلة الداعمة خلف كل عملية متنازَع عليها. كثير من هذه الأوراق يعيش أصلاً في دروب بوكس — لدى العمل سنوات من المجلدات التي يعرف الفريق طريقها فيها. والمشكلة أن مجلد دروب بوكس وفاتورة أودو أو أمر البيع لا يعرفان شيئاً عن بعضهما، فتُعاد الملفات تحميلاً في أودو، ويجد المدقّق العقد في دروب بوكس لا على سجلّ أودو، وينتهي الفريق إلى صيانة نظامَي حفظ متوازيَين.

يربط التكامل دروب بوكس مباشرةً بـ"مستندات" أودو لتُربَط الملفات في مجلدات دروب بوكس بسجلّ أودو المطابق تلقائياً. يُربَط مجلد لكل عميل أو مشروع أو مورد أو موظف بذلك الشريك أو المشروع أو سجلّ HR في أودو، فأي ملف يُسقَط في دروب بوكس يظهر على لسان "المستندات" لسجلّ أودو — وأي مرفق يُحمَّل في أودو يُكتب إلى مجلد دروب بوكس المربوط. تحتفظ المنشأة ببنية مجلدات دروب بوكس التي تعرفها أصلاً بينما يكسب أودو لسان مستندات كاملاً على كل فاتورة وأمر بيع وعقد ومشروع وموظف.

وللمنشأة السعودية يهمّ هذا بشكل محدّد: تُنتج فوترة المرحلة الثانية من هيئة الزكاة والضريبة مستندات XML و PDF/A-3 متوافقة يجب أن تكون قابلة للاسترجاع لسنوات مقابل الفاتورة الأصلية، وتجلس أدلة الجمارك وهيئة المواصفات/الغذاء والدواء إلى جانب أوراق الاستيراد، وتطلب عمليات تدقيق نظام العمل السعودي وGOSI ومقيم بانتظام صور الإقامة والتأشيرة وعقود التوظيف وإصدارها سريعاً مقابل موظف محدّد. وبربط دروب بوكس وأودو، يكون الملف الذي يطلبه المدقّق على بعد نقرة من السجلّ الذي يتعلق به، في أيّ نظام ينظر فيه المدقّق — ويتوقّف الفريق عن صيانة نسخ مكرّرة في الموقعَين.

كانت شركة تجارية في الرياض تحتفظ بسنوات من عقود الموردين وأوامر شراء العملاء ومستندات الشحن في بنية دروب بوكس منظّمة جيداً، لكن كل تدقيق وكل نزاع كان يعني أن يتصفّح فريق المالية المجلدات بحثاً عن PDF الصحيح وإعادة تحميل نسخ في أودو. بعد أن ربطت iWesabe الاثنين، صار مجلد المورّد في دروب بوكس هو لسان "المستندات" على المورّد في أودو، وصار مجلد العميل لسان "المستندات" على العميل، وصار مجلد المشروع لسان "المستندات" على المشروع، وتوقّفت التحميلات المكرّرة. وأُجيب عن تدقيق هيئة الزكاة والضريبة التالي ونزاع المورّد التالي من مكان واحد بالملفات نفسها ظاهرة على الجانبَين.